如何有效分类管理客户资料？

作为外贸业务员，你是否遇到过这样的问题：

1. 工作一段时间后，发现客户资料有种乱乱的感觉；
2. 随着开发的客户越来越多，突然发现客户资料虽有分类却不科学，导致很多该跟进的客户跟进不及时；
3. 久而久之，又发现客户资料太多，不懂精简，分不清主次，花费了大量时间跟进却效果不明显；
4. 更糟糕的是，一不小心电脑中毒重装，或者粗心大意将记录客户的本子遗失，之前积累的客户全部没有了。
5. ......

因此，做好客户资料整理是特别重要的一件事，正所谓磨刀不误砍柴功，如果能系统的、有序的做好客户资源管理，不仅可以大大提高自己的工作效率，而且能够更好的维护好客户关系，理顺跟进情况，从而提高成单率。因此，一套科学的客户管理方法非常重要，一起随小编看看吧~

首先要确定客户资料管理的总体思路，主要围绕两点逻辑来展开：

• 资料的整体和局部的关系问题；
• 资料的主要和次要的关系问题。

资料的整体和局部的关系问题，按照“藕断丝连”的原则，通过处理好资料的分离和整合来解决。

先说分离：对于某个客户而言，其基本信息及业务明细，建议不要混杂在同一个表格里，要分开成多个表格。例如，分成以下几个表格：客户基本信息、客户跟进记录、客户购买记录等等；另外，对于多个客户而言，要对客户进行分类，按照 ABCD 等级别进行归类；这样分的好处就是容易区分和记忆，更加方便记录。

再说整合：这几个表格之间不是完全独立的，而是依据某关联字段 (如客户编号) 内在地联系起来，是一个整体。这样，查看某客户时，他的基本信息、跟进记录、购买记录就能全都列在一起，能够方便地了解该客户的全部信息，而不是在每个表格去找。具备共同等级的客户，整合在一起，更具横向对比性。

资料的主要和次要的关系问题，根据“轻重缓急”的原则，通过处理好任务的重要性和时间的急迫性来解决。

这个也涉及到时间管理的概念，把任务按照重要程度和紧急程度分类，最终产生了四种任务：

• 既重要又紧急的事情，称之为危急；
• 重要但不紧急的，称之为高回报；
• 紧急但不重要的，称之为日常中断；
• 既不重要又不紧急的叫琐事。

结合资料所涉及到的跟进任务，危急和高回报的任务是要重点处理的。因此，我们在处理好分离和整合的关系后，要学会重新制作表格，对这两项任务进行追加对待，特别是确保高回报任务的时间性，比如“最近需优先跟进的客户”表格，这个是能够开发到客户的保障，同时也提高了跟进效率。

现在我们再来说说如何具体落实操作。

首先，将你的硬盘分区，其中一个区专门存放客户的所有资料，这样做的好处在于可以目标明确地进入工作区进行资料的管理。

其次，将客户分为贵宾客户 (A)，种子客户 (B)，潜在客户 (C)，中断客户 (D) 四类，每类建一个文件夹，放置客户的基本情况。为方便查找，客户的文件夹名字可以这样编号：地区代码-顺序号-客户级别，如 EU-001-A，意思是欧洲地区 001 号贵宾客户。然后，你就可以开始新建一个属于自己的客户管理表格了。

1. 等级客户跟踪表

这张表实际上就是客户资料记录和跟进表，包含三张子表：

• 客户基本信息表，其中包含了联系客户需要的资料如：Country，Company Name，Contact Person，Email，Address，Telephone，Mobile，Fax，Website 等等。
• 客户跟进依据表，包含了对客户初步了解的情况信息，是进一步跟进客户的最基本的依据。
• 客户跟进情况表，这个是对客户跟进情况的简单记录，可以理解为跟进历史存档，以及安排跟进日程提示。

2. 优先跟进客户表

如果说上边“等级客户跟踪表”记录的对象是沙子，大浪淘沙，那“优先跟进客户表”记录的对象就是从沙里淘出来的金，也就是从上边跟踪表格里挑出来的有可能成单的，根据任务和时间的关系问题，此类客户属于“重要但不紧急的”，是具有高回报的客户，是你最近需要花时间来重点跟进的对象，所以要特别对待，这个表格就是专门为这类客户设计的，因此，相对比较复杂点。如图：

3. 订单执行情况表

这张表格就是目前正需要做好的任务，属于既重要又紧急的，是跟进客户的最关键环节，事关整个外贸流程能否顺利走完，也是目前你要重视的，对于外贸老鸟来说，有可能同时跟进的订单多，此表格的作用就更加重要了。

当然，还可以将这个表格稍加修改，将正在跟进的样品单也整合在一起。

4. Sample、Order 和 Supplier 三张表

跟客户一来二去之后，跟进的过程涉及到寄样、订单和跟供应商发生关系，这时就需要 Sample、Order 和 Supplier 三张表格，他们不仅被用来记录跟进时各个环节的信息，同时可以将电脑硬盘里的客户资料和前边几张表格的信息对应起来，起到媒介的作用。

比如，上边在“等级客户跟进表”里，可以看到以上这张表格列标题部分的“Sample”和“Order”的字体是蓝色的，鼠标放上去之后呈现“小手”的标志，点击之后可以链接到另外两张表格，这两张表格就是这里的 Sample 和 Order 表格。

以上六张表格的大概逻辑关系如图：

在这里有个问题，那是如何链接两个不同的表格链接在一起呢？具体的链接方法请见如下步骤：

解决了这一边，如何将表格链接到电脑硬盘对应的文件夹呢？具体方法如下步骤：

5. 客户资料分析表

客户资料很多，表格记录零碎化，对于优质的客户，特别是具有地区代表意义的客户，将这些资料单门记录归档是极其必要的。

怎么样，是不是感觉思路清晰了很多？外贸其实不是闷着头开发客户跟进客户，很多时候，理清思路，分门别类，将日常工作适度流程化，就会事半功倍。

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来源：外贸充电站微信公众号

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