如何提高工作效率？拒绝做佛系外贸人！【老鸟之路】

有一种外贸人叫佛系外贸人 —— 上班时东一榔头西一棒槌，开发信发了 N 多零回复也能照发两年，感觉每天特别忙，可是又不明白自己在忙什么。

 

你是不是这样呢？如果是，那也不要紧，只要有计划，把各项工作安排得井井有条：开发客户、维护客户、跟踪客户、寄样品等，每天照计划完成，工作也会充实许多。

 

以下来自外贸大神 —— 料神 Sam 的分享，告诉大家外贸业务员到底如何提高工作效率？

 

一、先打开网页查看一下汇率情况

一般以中行或央行为参考。作为一个外贸业务员，及时了解汇率动向是很必要的工作。另外，我一般还要看看国内原材料的价格走向，顶多十分钟就可以完成。

 

二、打开邮件客户端查看客户跟进情况

浏览客户跟踪情况表、客户跟进表，查看一下有哪些客户已经有一段时间没有联系的。我一般是按照 2-3 个星期左右的周期给他们逐个发一些问候的邮件，邮件的内容根据不同的对象选择。

 

邮件的内容简洁、轻描淡写，千万别写太长，客户没时间看。有些业务员写开发信的时候已经写了一堆介绍公司优势如何的内容，那跟进的时候根本不需要再写了，写多了客户会反感。大家虽然肤色不同，但人的心理还是有共性的。

和未成交客户保持联系，让他始终记得你。这点在客户准备更换供应商的时候尤为重要，他会第一时间想到你。

持续地联系给未成交客户一种感觉：你的服务很好并且有诚意跟他合作，那么当他的老供应商出问题的时候，他就会给你机会！

 

Example

Dear XXX,   

How are you? I hope your everything is going well. 

I wonder whether you have any pending orders or inquiries recently.

If so, please contact me without hesitate, we are sure any of your inquiry will get our prompt attention & reply. Thanks.

Best regards,
XXX 

  

和已经成交客户增进关系，展示服务！客户都喜欢有跟进意识的服务人员。有些业务员认为出了货，收了尾款这一单就结束了。其实，实际情况告诉我们：每一次的售后跟进都可能是客户决定返单的一个契机。这对加强客户对你的印象甚至信任，都会起到潜移默化的作用。这样随手就能发的邮件，为什么不做呢？

 

Example

Dear XXX,

Hope this email finds you well.

Have you received the goods? How do you think?

I hope you are satisfied with our quality. If any comments, please let me know. Thanks.

Best regards,
XXX 

  

提醒老客户考虑新的订单计划。老客户收到后一般会很快回复你的邮件，而且有些客户会告知你具体什么时候会有新的订单。

  

三、查看每日工作计划表，检查未完成的工作

外贸业务是一项连续性的工作，比较辛苦，但贵在坚持。对于昨天没完成的工作，大致考虑好今天安排在哪个时间完成。然后开始计划今天的工作内容。有些人工作根本没有计划性，想到什么做什么。每天忙得不可开交，但有些客户却丢着好几个月没有跟进。

每天先把要做的事情列一下，然后添加到每日工作计划表中。根据事情的性质分为四类：重要且紧急，重要不紧急，紧急不重要，既不紧急也不重要。优先处理重要且紧急和重要不紧急两类。

 

工作分类

重要且紧急：跟客户谈判，催客户尾款，给意向客户报价，给客户做 PI，准备样品（维持你现有的业绩的事务），完成工作计划；

重要不紧急：开发新客户，跟进未成交客户，研究目标市场，学习更多的产品知识，汲取更多业务经验，和客户建立信任，制定销售计划和工作目标，改进与供应商的关系，锻炼身体，好好吃一顿午饭，适当休息等（一切对你未来业绩提升有直接关系的事务）；

紧急不重要：其他部门要求你配合的工作，领导交待的非业务性工作。很多事情看似很“紧急”，实际上拖一拖，甚至不办，也无关大局。学会委托或分配这些事务交给助理、跟单甚至新业务员去做；

既不紧急也不重要：娱乐、上网、闲聊、消遣。

 

平时把主要时间和精力集中于前两类事务，工作时才是真正有效率。

  

此外，以下这些技巧还能帮助你进一步成长：

• 每天固定花半个小时对一段时间未联系的客户 say hello；

• 每天花半个小时时间阅读一下 Yahoo 国际站的英文新闻，对实事多了解一些，并且锻炼阅读能力，当有客户来拜访时，在路上，至少你就有很多当下热点的话题；

• 每天用半小时至一小时用来回复老客户的邮件，简洁表达清楚即可，把更多的精力用来考虑和研究怎样去跟进和回复潜在客户，力求建立起信任；

• 每天花半小时的时间来研究了解目标市场，对一个目标市场的了解起码做到市场销售价格、市场常见品牌、做这个品牌的供应商和分销商有哪些、销售渠道有哪些、目标市场上行业内的标杆客户、主要规格类型、该国最大的几个 supermarket、最主要的一两个 B2B 网站等等。

  

四、合理高效地运用工具开发客户及回复客户邮件

完成每日计划应该在 9 点或 9 点半左右。早上的这段时间，对大多数人来说，都属于效率不高的一段时间。这段时间内适合做一些机械的、闲杂的工作，用来发开发信，是再合适不过了。（一般为半小时或一小时，控制在 10 点半之前结束）

当然有些人认为，应该根据不同时区的客户，选择不同的时区去发开发信，这样确保开发信能够出现在客户邮件列表的最上部。 我认为，这个考虑是 OK 的。但是我可以同样用别的方法去吸引客户的注意力来弥补。 比方说：邮件标题的写法、设置邮件高优先级标签等。

 

除了合理安排自己的工作计划，掌握有效的外贸工具也是摆脱佛系外贸人的必备技巧。

 

外贸业务工具之一：邮件客户端的使用 

充分利用邮件的标签设置功能，你可以先创建好多种标签，比如：“新客户询价，速回”，然后报完价格后，标上另一个标签“已报价，注意跟进”。下面简单展示一下部分内容，算是抛砖引玉。

 

出差 —— 不方便及时查看邮件

Dear Mr / Ms,

I will be out of office for a business trip during Jun 15th - 25th 2017. 

With very limited access to email and voicemail, I can not check or reply your email in time.

If you have urgent matter to discuss with me, please call me at +86-XXX XXXX XXXX.

If you have a question regarding inquiry of product or price, please contact XXX at XXX@XXXXXX.com or +86-XXX XXXX XXXX. 

If you have a question regarding documents of shipment, please contact XXX at XXX@XXXXXX.com or +86-XXX XXXX XXXX.

Thank you and have a nice day!

  

婉拒客户目标价

Thanks for your email.

We regret that it’s hard to meet your target price. It’s a quite low price and below our cost / make us have no margin profit.

Please note that the material cost is rising about 5% per ton. The exchange rate floats from 6.34 to 6.20 during last two months.

We would like to work with you and we believe we can be good partners, but we really need a good start of cooperation and keep that long-term.

Hope to get your understanding and support.

一般回复客户的邮件控制在一小时内。

 

外贸业务工具之二：即时帖

每天把要做的任务写下来，用序号标明先后顺序，贴在显示器下角或任何你可以看得要的地方。完成之后把它取下，贴在一个专门的软抄的笔记本上。每完成一个，取下，贴到笔记本上。没有完成的时候，你会看到显示器下面飘着好几张黄色的小贴，像符纸一样刺激着你。随着你笔记本上的即时贴越来越多，笔记本越来越厚，你会感觉到自信心的提升，工作效率的提高。最重要的是，如果你能坚持，你的拖拉、慢性子都会得到改变。

 

外贸业务工具之三：文件夹和笔记本

文件夹是建立客户资料和订单情况必不可少的。文件夹我喜欢点选一下地址栏 D：/上方的 “文件夹” 按钮，使之保持左边显示树状结构，避免很多返回上级等操作。另外我的 E 盘清空的很干净，完全当做客户资料盘。

1. 根据不同市场建立 5 个根文件夹：北美、南美、中东、欧洲和亚洲；
2. 在“北美”里面再建立一个公司名称的文件夹，如 “AAA GROUP”；
3. 根据订单的年期分为 2014、2015、2016、2017。进入 2017 后，逐个建立“包装资料”、“客户 PO”、“PI”、“采购合同”、“大货照片及验货情况”、“装船通知”、“报关单据”和“结汇单据”；
4. 建立两个 TXT 文本，一个是“到款记录”，一个是“快递单号记录”。

 

这样虽然前期工作量比较大，不过大家可以复制操作，并且熟练后一切都一目了然。

关于笔记本，没有太多好说的。一般就是写上客户的需求信息和要点。我的建议是多准备一个小笔记本，只用来写下客户的询问，因为研究客户的询问很重要，可以了解客户的心理。

 

外贸业务工具之四：方便快捷的报价利润核算表

对于那些每天会收到 N 多个要求报价邮件的业务员，如果每个报价单都一个个去做，精力再旺盛也吃不消。久而久之还会产生疲劳感，失去激情。因此需要高效、快捷的报价利润核算来帮助我们简化报价前的工作。最好填上采购价、退税率、汇率等一些基本的数值，就能很快给出参考报价。

 

高效做事才不虚度，向佛系外贸人 say NO！

环球资源外贸学堂，我们周三见！

 

作者：料神 Sam

来源：进出口经理人

 

关注“环球资源外贸”官方微信，获取更多实时出口资讯。