如何应对交货期延迟第二招

一般来说，交货期延误，会有各种各样的原因，除了上一篇【外贸学堂】应对交货期延迟 (1) 讲到客户本身的问题之外，还有如：原料供给不及时，生产待料；入料出料错误导致生产误料；生产计划变更频繁；包装不及时；生产过程中质量把控不到位，造成返工延时；少量货物无法单独生产，等后续别的订单一起生产等等。

出现了问题，总需要去解决。一味地抱怨和指责对解决问题没有任何帮助，只会让自己陷入负面的情绪。那么究竟如何去应对交货期延迟呢？

及时告知客户

当预计交货期有可能延迟时，要及时告知客户，不要等到交货期到的时候或者已经过了才说，早说好过晚说。因为有时候你的客户并不是终端客户，他也要和他的客户去沟通。如果等到交货期到的时候你才发一封邮件告诉客户要延迟交货，客户怎能不恼火？

正如你对工厂要求也是一样，如果到了交货期，工厂才通知你要迟些天交货，你也会很郁闷，怎么早不说？让我怎么跟客户解释？提前跟工厂打好招呼，任何影响交货期的问题，一定要尽早通知你，好尽早安排后续工作及补救。

措辞合理解释交货期延迟的原因

 避免使用司空见惯的借口

常见的十四条推交货期的理由： 

1. 原材料供应紧张，送料晚了
2. 包装厂太忙，材料延误
3. 夏季限电，错峰用电
4. 当地工业用电线路系统升级，停电了
5. 商检耽误了时间
6. 机器坏了，机器维护，更换新机器
7. 模具坏了，更换新模具
8. 节假日来到
9. 夏季车间的空调坏了，气温太高，为了工人的安全，暂时停工维修
10. QC 发现包装印刷上的条码有错误，重做包装
11. 物流公司送货路上车坏了
12. 港口大雾（CIF 下）
13. 厂区重建，搬迁
14. 工人嫌工价低，在罢工，无奈停工

这些五花八门的理由，或者说借口，都快成为外贸行业的行话，很多朋友屡试不爽，多次对不同客户使用。只要有几年采购经验的买家，都会碰到 N 次“停电”，“机器坏了”，“节假日”…… 买家对此已经是无语和无感了。

 理由充分、说辞真诚但不低身下气

其实每个公司在不同时期都有特定的情况发生，或者受行业特点限制。比如：某种产品包装需要手工折叠而且是单只包装等。针对这些特定情况，理由一定要考虑充分，让人信服，而且要让客户知道你做了很多努力。客户即使生气无奈，也还是会谅解的。说辞可以有很多，但要真诚，却也不能低身下气，过多的 sorry 并不能解决问题，因为客户主要关心的是你的办事效率，而不是抱歉。

 更专业更具体的原因降低客户反感

各个行业各个产品的生产流程和工艺都不尽相同，你大可以直接告诉买家专业且具体的技术问题或者工艺问题，甚至某一环节设备的零部件发生的问题来解释，这样不仅能降低客户的反感，也说明你对产品足够熟悉，对生产流程、工艺、产量等深谙于心。

交货期严重延误，怎么破？

有时，交货期严重延误，甚至拖延一两个月，这种事情有点离谱。碰到这种情况，估计很多业务员头都大了，一边绞尽脑汁想各种理由赔礼道歉，一边求爷爷告奶奶催工厂交货就差给跪了。

这种时候，你的理由一定要想好，一些经不起推敲的理由，说了反而会引起很大的负面效应。例如机器坏了，物流送货车子路上坏了等等，这些，总不能坏一两个月吧？来看个案例：

之前，工厂未提前通知我，开始升级改造生产线。在手的两个客户的订单交期都要延误 20 天。无奈之下，我只有这么分别跟两个客户解释：

1）最近订单太多，生产紧张，我们延长了晚班的工作时间。结果有工人到当地劳动局投诉了我们，现在没有办法只能停止夜班接受当地部门的调查。预计很多订单的交期会受到影响。等调查过后，我们会想一切办法赶货。但是交期可能会延误一个月，如果您要货比较急，我们可以先发一批货发过去，希望理解！

2）最近订单太多，生产紧张，我们给工人加了晚班。由于疲劳作业，有个工人受了工伤，当地的劳动部门介入调查，我们没有办法只能先暂停生产并配合调查。预计很多订单的交期会受到影响。等调查过后，我们会想一切办法赶货。但是交期可能会延误一个月，如果您要货比较急，我们可以先发一批货发过去，希望理解！

最终这两个客户虽然都无奈地接受了交货期，但是中途没有再频繁催货，也没有要求分批发货。最后，原定交货期过后的第 20 天我们完成了生产并把货发了。

这里要说明的是：工厂如果答复你 20 天后能交货，你就告诉客户 30 天，反正都是延迟了。如果他不同意，再说一定想办法，加班赶进度。然后过个两天告诉他可以提前 5 天，这样客户会很高兴，还会感谢你们的努力。

这种情况下，给客户写邮件时，有几个方面要特别注意： 

1. 要求工厂给一个确切的交货期，而且这个日期一定要达到。否则的话，达不到下次还要再解释，没完没了的解释只会让客户对你们的印象越来越差。

2. 最好第一句话就开门见山，不要绕了大弯子最后才说要延迟交货，中国人和老外的思维很多时候是逆向的。你觉得是委婉，老外觉得是 so much craps。你可以这样开头：We are sorry to inform you that we are not able to finish them until Aug 20th. (新的交货期), we apologize for the inconvenience caused by this.

3. 向客人致歉之后，简单解释一下原因，不要长篇大论。

4. 最后向客户表明很珍惜双方的合作关系，希望这次延误不会对合作关系造成影响，今后将尽全力避免类似事件发生。

5. 写完信，最好站在客户的角度看一下这个信件，换位思考是否明确解释了情况，真诚表达了歉意。

注意：在客户没有明确确认之前，先不要轻易发货，一旦发了货可能会存在较大的风险。

如果最终客户同意了延迟发货，那么你可以稍微松一口气。然后在工厂赶货过程中，尽力催生产就好了，心里也不要急，心态放稳，淡定一些。但也不要以为搞定了客户就自我解脱了，一定要注意控制生产，越急越容易犯错！尤其是一定要提醒工厂注意。货在生产中，经常去看看。否则如果最后客户收到货再有什么问题，那么，只会对你更加失望。

处理交货延期的原则永远是：不逃避，不推脱责任，积极沟通，选择恰当符合逻辑的解释，尽量提出补救方案，表现诚意，抓紧质量关卡。

来源：福步外贸论坛

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