掌握這些技巧，讓您的郵件不再“石沉大海”！

網上開發信寫出去不少回復者卻寥寥；客戶給我發了詢盤，再回復的時候就沒有聲音了。究竟是什麼原因使得這麼多的郵件石沉大海？在網上爭取訂單真的就這麼難嗎？

下面我們就分別探討一下開發信、回盤如何發，才能有效提升詢盤的回復率。

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2 步跟蹤意向客戶：

Step 1：分析目標客戶

• 通過GOOGLE，YAHOO 等搜尋引擎去查找詢盤公司的相關資訊。
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  一般公司都會有自己的行業網站，有時還可以搜索到一些別的公司對此公司評價的新聞，從而可以瞭解到這個公司的信譽度，實力，專業度等。

Step 2：圍繞客戶感興趣的郵件回復

• 一定要清晰回答客戶提出的疑問（如價格、規格、公司資質等）。
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  如果需要報價，儘量自己製作一個資訊詳備的報價單，給客戶一個非常專業的感覺。
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  根據市場可以進行價格定位，因為通常我們可以按價格水準分幾個區域，按區域報價。

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書寫開發信的 3 個小技巧

1、發送開發信的兩個“黑色時間”：客戶當地時間的週一上午和週五下午。

週一上午的時候買家郵箱會堆積許多週末發來的郵件，您的郵件如果不在最上方就很可能被忽略掉。週五下午，買家忙乎了一周，人困馬乏，也很少有心思再去看開發信。

2、簡單樸實的語言，準確表達自己的意思。

如：在用語方面，多用一些簡單明瞭的語句，用我/我們做主語，這樣才能讓我們的信函讀起來熱情，友好，就象兩個朋友之間的談話那樣簡單，自然，人性化。儘量會用“I have received your letter”或者“We are looking into your complaint”而不是“Your letter has been received”或者“Your complaint is being looked into”。我們儘量保證用常見的單詞，避免生僻或者拼寫複雜的單詞。一個單詞可以表達，就不要用片語。多用短句，因為短句更容易理解。少用 “and”，“but”，“however”，“consequently”這些讓句子變得冗長的連詞。

郵件的開頭也有講究，請在郵件中寫上對方公司的名稱，或者在信頭直接稱呼收件人的名字。這樣會讓對方知道這封郵件是專門給他的，而不是那種群發的通函，從而表示對此的重視。當然，如果您無法確定收信人的名字，那就在稱呼一欄裡寫“Dear Sirs” or “Dear Sir or Madam”。

E-mail 的標題是很重要的一個部分，您的郵件給對方的第一個印象就是通過標題來完成的。如果標題沒有內容，看起來像群發的垃圾郵件的話，很多買家就會直接刪除。比如這樣的標題 “How are you?” ，“Can we work together?”，建議您改成“Proposal: Bright Ideas Imports--ABC Company's Partnership Opportunity”，這樣您的郵件會顯得更加專業。

3、發送前一定要檢查
最基本的是要確保拼寫和語法正確，然後檢查一下您所提供的事實，資料等是否有錯。我們都會犯錯，但即使在您的信函裡有一個極小的失誤，也可能會破壞您在溝通方面的可信度，並使人對您表達的其他資訊投下懷疑的陰影。

書寫開發信和回盤一直以來都是外貿從業者每天都會去做的必修課，如何去寫也從來沒有一個固定的格式。只是希望通過這封郵件，能夠給大家在寫這類郵件時多一些啟發，並避免犯一些平時不注意的錯誤。    

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具體什麼樣的開發信能吸引客戶？

1、從客戶的需求出發

向客戶介紹公司產品的競爭優勢時，用“we are one of the largest manufacturer in this field in China.”“This product is competitive in the industry.”類似的表述介紹產品，既不能讓客戶對公司產品產生具體的認識，也沒有考慮到客戶的需求。

所以在搜集潛在客戶資料的時候，通過瞭解和分析客戶公司規模，主要採購商等資訊，自己對客戶的需求要有一定的認知。

比如，客戶可能需要具備行業競爭性的產品，那在寫開發信時，可以列舉銷量、行業佔有率等資料直觀地向客戶介紹；客戶可能需要採購成本較低的產品，那在寫開發信時，可以用“I can save you 30% on your production costs.”“Are you interested in saving some money on importing xxx?”類似的表述簡單直接地讓客戶對產品產生興趣。

2、產品為導向

在寫開發信正文的時候，應該以產品為導向，通過把產品優勢和客戶需求匹配起來，一封開發信就有了事半功倍的效果。

比如：

“Our products can help your production team to achieve efficient production and save 30% of production costs immediately, please see the attachment to details.”

“通過使用我們的產品，可以説明您的生產團隊實現高效生產，同時節省 30% 的生產成本。詳情請看附件。”

“We have many similar products but much cheaper price with good quality. The xxx, low to＄9.8.”

“市面上有很多和我們相似的產品，但在同樣價位上，我們的產品品質更好。單個產品價格低至9.8美元。”

3、附上產品圖片

附上簡潔美觀的產品圖片有個好處，可以直接展示產品的規格資訊，相比於文字來說圖片更直觀。當然，附上產品圖片也有弊端，容易讓開發信被過濾。

可以參考一些資深外貿人的做法：把開發信和圖片分開發給同個客戶，同時在開發信的結尾補充一句：To avoid spam, thee-catalog will be sent in my NEXT email. 這樣即使圖片被攔截，也可以保證開發信是可以送達到客戶郵箱的。

寫開發信的時候，可以想想這三個問題：在客戶同時收到同行和你的開發信時，你的開發信可以簡練地展示產品優勢嗎？你的開發信有可以吸引客戶的亮點嗎？你的開發信可以讓客戶有利可圖嗎？

如果你的開發信可以在展示產品優勢的同時吸引客戶，讓客戶有利可圖，一封開發信也能達到事倍功半的效果。